Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde d. 11. august 2009

Deltagere:

Afdelingsbestyrelsen: Vinie Hansen, Per Zoffmann, Anne Tittmann, Marianne Grøn og Gitte Elise Klausen.

BO-VEST: Afdelingsleder Michael Jensen Sekretær: Henning Larsen

Afbud: Victoria Dahl

Dirigent: Vinie Referent: Henning

Indledningsvis bød Vinie velkommen til den nyansatte sekretær Henning Larsen, som gav en kort beskrivelse af ham selv. Herefter var der, for sekretærens skyld, en kort præsentationsrunde af de øvrige deltagere.

Punkt 0. Godkendelse af Dagsorden

Den udsendte dagsorden blev godkendt.

Punkt 1. Post

Diverse blade modtaget. Taget til Efterretning

Punkt 2. Udvalgsreferater (tidligere udsendt på mail til afdelingsbestyrelsen)

a) Afdelingsbestyrelsesmøde d. 2. juni 2009

b) VA’s bestyrelsesmøde d. 28. maj 2009 og 11. juni 2009

c) Projektgruppen for Hyldspjældet-EUDP d. 25. juni 2009

d) VA, foreningssekretariat d. 9. juli 2009

Punkterne 2a – 2d blev taget til efter retning.

Vedr. hønsehold i private haver, tages op på næste møde.

Punkt 3. Ansættelse af sekretær til afdelingsbestyrelsen

Michael Jensen har udarbejdet ansættelsesaftalen, samt funktionsbeskrivelsen.

Der er budgetteret 10 afdelingsbestyrelsesmøder og 4 beboermøder, hvor man må forvente, at sekretæren bruger ca. 5 timer i alt pr. møde.

Det blev besluttet, at referatet skal være ude til godkendelse seneste 3 dage efter mødernes afholdelse, og bestyrelsesmedlemmerne skal have tilbagemeldt om ændringer og tilføjelser, senest 4 dage senere.

Det godkendte referat sendes til, afdelingsbestyrelsen, Michael Jensen og afdelingsbestyrelsens kontor, samt Ole Kristensen (til Hjemmesiden).

Fortsættes side 2

Punkt 4. Udkast til budget 2010, herunder langtidsplanen

Michael Jensen gav en orientering om baggrunden for budgettet, som afspejler de beslutninger, som afdelingsbestyrelsen har taget i efteråret 2008 og foråret 2009.

Budgettet udviser en stigning på 3,99 %, som er fordelt med 2,52 % til henlæggelser og 1,47 % til øvrige udgifter.

Administrationen er opmærksom på, afdelingsbestyrelsen ønsker en 0-løsning. Michael oplyste at det var drøftet i administrationen og her var forslaget, at henlæggelserne fastholdes på 2008 niveau, set i lyset af, at der er indledt forundersøgelser til helhedsplan. Dette vil medføre en stigning på 1,47 %, hvilket blev godkendt.

Per leverer fordelt budget for kto 119 til Michael indenfor 2 dage.

Antennebidraget på 200.- kr. forbliver uændret i 2010.

Afdelingsbestyrelsen foretager 2. behandling af budgettet, på deres næste møde.

Punkt 5. Helhedsplan, ansøgning til VA’s dispositionsfond

Da der ikke var modtaget noget udkast fra BYG, blev punktet udsat til næste møde.

Punkt 6. Nabohøring vedr. rørmast til mobilantenne fra Albertslund Kommune

Vinie havde indsendt et høringssvar, hvor der bl.a. bakkes op omkring Galgebakkens forslag, om at placerer rørmasten/mobilantennen på Gammel Landevej 42, i stedet for den planlagte placering Kærmosen/Golfparken i Vest.

Punkt 7 & 8. Lokalplanen, det videre arbejde

Afdelingsbestyrelsen har i høringssvar foreslået, at der kan opsættes overdækning i ½ dybde i de haver hvor man kan udvide sit skur. Dette ses ikke medtaget i lokalplanen.

Besluttet, Michael Jensen vender problematikken med Kommunen.

Udover afdelingsbestyrelsens høringssvar, var der kommet 2 yderligere. 1 Lejemål havde indsendt ansøgning om opsætning af en markise, dette er blevet afvist. Et andet lejemål havde ønsket friere rammer generelt, hvilket Kommunen havde afvist med den begrundelse at man ikke kunne tage hensyn til hvert enkelt lejemål.

Generelt udarbejdes vejledninger for overdækninger/udestuer, udvidelse/lukning af skure, baldakin over indgangsdøre og skodder. Michael undersøger forhold omkring byggetilladelse ved kommunen og laver oplæg.

Der blev knyttet følgende bemærkninger til de enkelte emner:

Overdækninger / udestuer:

Der udarbejdes 3D model af overdækning og udestue. Der hentes tilbud fra HRH og en anden entreprenør. Pris samt efterfølgende finansiering bør kunne være klar til beboermødet i september.

Hvad angår materialerne, forsøges der at blive lavet en pakkeløsning med samtlige materialer og brugsanvisning (á la IKEA modellerne).

Fortsættes side 3

Punkt 7 & 8. Lokalplanen, det videre arbejde (fortsat)

Byggetilladelserne udarbejdes af Ejendomskontoret, Michael Jensen undersøger om der skal søges om hvert enkelt lejemål, eller der kan søges kollektivt. Når prisen kendes skal der laves oplæg til finansiering ved lån i afdelingen.

Skure:

Driften foreslår, at materialerne – pga. af de særlige brædder til skurvægge – anskaffes gennem ejendomskontoret (på samme måde, som det sker for fliser og brædder allerede).

Når prisen kendes skal det vurderes om afdelingen skal tilbyde finansiering.

Baldakin:

Vejledning udfærdiges. Da der skal bores i facadeelement, skal det vurderes om opsætning skal ske helt eller delvist, af ejendommens håndværkere.

Herudover skal afstand til trappe fra supplementsrum vurderes.

Skodder:

Driften indhenter tilbud på ny skodde inkl. skinner og opsætning. Der skal bores i facadeelement og indstillingen er, at opsætning skal ske af ejendommens håndværkere.

Punkt 9. Adgangsforholdene ved de 2 nye lejepladser (opfølgning fra sidste møde)

Michael Jensen gav en orientering, vedr. det brev som d. 17. juni 2009 er blevet afsendt til HAMPUS Aps. vedr. fejl og mangler på de nye lejepladser, samt efterfølgende svar fra entreprenøren som var dateret d. 6. juli 2009. Svaret var meget kort med klare svar, hvor entreprenøren fralagde sig et hvert ansvar.

Besluttet, Anne Tittmann, Gitte Elise Klausen, Victoria Dahl og hendes søn Achly samt Michael Jensen, mødes med HAMPUS Aps. for at gennemgå de fejl og mangler som er beskrevet i afdelingslederens brev, og her kommer afdelingsbestyrelsens med et forslag til en løsning.

Der var enighed om, at legehuset v/ Torveslippernes legeplads er i dårlig stand, hvorfor det burde skrottes og at indkøbes et nyt.

Besluttet, ”SVANHOLM” kontaktes med henblik på indkøb af nyt hus og indhentning af pristilbud.

Punkt 10. Orientering fra driften (udsendt tidligere)

Michael Jensen orienterede om, at Driftsområdechefen for VA syd. Gert Petersen, nu også har overtaget driftsområdet i Hyldespjældet.

Anette Agertoft i VA fratræder med udgangen af august 2009. Anette Agertoft havde bl.a. ansvaret for råderetssagerne og legepladserne.

Et par referater mangler, disse genudsendes.

Referatet fra det sidste beboermøde mangler dirigentens underskrift, Anne Tittmann sørger for at få dette bragt i orden.

Fortsættes side 4.

Punkt 11. Kommende møder og kurser

· Fælles grillaften d. 14. august 2009 kl. 18:00. 19 deltagere og arbejdsopgaverne er fordelt.

· Foreningsmøde d. 24. august kl. 18:00

· Når Sif Enevold er tilbage fra orlov – fortælle om helhedsplankursus

· Afdelingsbestyrelsesmøde tirsdag d. 1. september 2009 kl. 19:00

· Budgetbeboermøde mandag d. 21. september 2009

· Afdelingsbestyrelsesmøde tirsdag d. 6. oktober 2009 kl. 19:00

· Eventuelt ekstraordinært beboermøde onsdag d. 7. oktober 2009

· Afdelingsbestyrelsesmøde tirsdag d. 3. november 2009 kl. 19:00

· Afdelingsbestyrelsesmøde tirsdag d. 1. december, uden Michael Jensen

Punkt 12. Meddelelser og eventuelt

Det skal meddeles, at Eva Vincent er udtrådt af afdelingsbestyrelsen hvorfor suppleant Gitte Elise Klausen er indtrådt.

Fremover vil der være et ekstra punkt på dagsorden til afdelingsbestyrelsesmøderne, som omhandler ”Nyt fra udvalgene”.

Registreret muskelhunde skal have mundkurv på. Afdelingsbestyrelsen drøftede om de seneste hændelser med muskelhunde kræver en opstramning af eksisterende regelsæt, og i hvert fald en fremhævelse af de eksisterende regler for husdyr.

En beboer er blevet lovet spuling af sin bolig, som er fyldt med gul maling.

Der er blevet udtrykt ønske om, at diverse skrivelser fra afdelingsbestyrelsen og udvalg, bliver udsendt i læsevenlig skriftstørrelse. (Håber denne skriftstørrelse er god nok) J

Marianne Grøn har fået ny mailadresse: groen@hyldenet.dk

Således opfattet og refereret

Henning Larsen

Sekretær.