Deltagere:
Afdelingsbestyrelsen: Sif
Enevold, Karen Linde, Vinie Hansen, Eva Vinzent, Gitte Elise Klausen
BO-VEST: afdelingsleder Michael Jensen
Afbud: Per Zoffmann, Anne Tittmann, Victoria Dahl
Dirigent: Sif Enevold, Referent: Vinie Hansen
1. Godkendelse af dagsorden, godkendt
2. Post, taget til efterretning
3. Udvalgsreferater:
- ABM den 6. januar
2009, ikke behandlet, fordi det ikke er udsendt
- Caféstyregruppemøde 22. januar 2009, taget til
efterretning
- GMU-møde 1.
februar 2009, taget til efterretning
- 2.
planlægningsmøde temaweekenden den 25.-26. april 2009, taget til efterretning
- Personalemøde den
21. januar 2009, taget til efterretning
- VA IT-udvalg af
12. januar 2009, taget til efterretning
4. Vejledning til udskiftning af køkken i familieboliger
Michael Jensen havde
udsendt 2. version til mødet og Sif Enevold havde skriftligt lavet
ændringsforslag. Forslagene indarbejdes i udkastet.
Desuden besluttede
AB, at fremtidige køkkenudskiftninger skal tage udgangspunkt i 20% over
henlæggelserne og 80% lånefinansiering. Køkkenets levetid sættes til 20 år.
Kommende beboermøder kan altid ændre budgettet samt forudsætningerne.
Den endelige
vejledning godkendes på næste ABM den 3. marts efter behandling i BO-VEST og
forelægges beboermødet den 20. april 2009 sammen med forslag om afsætning af
økonomi til alle de 15 køkkener, som står på ventelisten pt. Vi har afsat kr. 215.000
i 2008 og 2009 og mangler således kr. 235.000, som beboermødet skal tage
stilling til.
5. Hegnet
ved legeplads/vaskeri
Afdelingsbestyrelsen
foreslår, at det grønne træhegn nedtages og erstattes af f.eks. bøgehegn, som
det eksisterende i området. Evt. med enkelte store sten, som dog ikke må opfordre
til ny opholdsplads for unge. Vi beder UAU om at kommentere evt. komme med
forslag til pladsen.
6. Lokalplanen
Lokalplanforslaget
er i høring fra 16. dec. til 18. feb. 2009. FU havde udarbejdet et forslag til
høringssvar vedr. terrasseoverdækninger i haver med udvidet skur samt
baldakiner over køkkendøren. Udkastet blev godkendt med en tilføjelse af tagmateriale
til skure i bølgeeternit uden asbest.
Povl Markussen havde
udarbejdet et forslag til høringssvar vedr. energiprojektet i Høkerlængen 2,
der skal sikre, at lokalplanen ikke spænder ben for energiprojektet. AB havde
enkelte forslag til ændringer, som Vinie Hansen viderebringer.
Herefter
sammenskriver FU de to svar og sender på Afdelingsbestyrelsens vegne.
MJE havde udsendt en
række punkter, der skal arbejdes videre med for at realisere mulighederne i
lokalplanen. Det drejer sig om flg.
-
Materialeliste
og tegninger til overdækninger, udestuer, skure og baldakiner. MJE indhenter
pris til næste møde den 3.marts
-
Screening af
lokalplanen for emner til råderetskataloget, tages op senere
-
Procedure for
lovliggørelse, tages op den 3. marts
7. Motionsrummet
Karen Linde har
overtaget udlånet og henter nye nøgler hos MJE. Revideret udlånsprocedure
behandles på næste møde den 3. marts.
8. Nyt husdyrreglement
Karen Linde og Gitte
Elise Klausen har revideret de eksisterende husdyrregler, så de bl.a. lever op
til ny lovgivning og tidligere beboermødebeslutning vedr. kamphunde. Endeligt
udkast behandles på næste møde den 3. marts.
9. Status legepladser, Hampus
Placering af to
vippedyr ved legepladsen ved vaskeriet blev godkendt. Hampus mangler stadig at
færdiggøre begge legepladser, så de kan blive godkendt at en legepladsinspektør
fra BO-VEST.
10. Rådgiverudbud, helhedsplan
BO-VEST har sendt
den teknisk rådgivning i forbindelse med planlægning og gennemførelse af
tilstandsundersøgelse og udarbejdelse af renoveringsforslag i udbud.
Tilstandsvurderingen skal danne baggrund for ansøgning om støtte i Landsbyggefonden.
Program og budget skal behandles på beboermødet i april 2009.
11. Orientering fra driften
Orienteringen blev
taget til efterretning og her skal bl.a. nævnes flg.
-
Ansøgning om
forhøjelse af indskud på tre måneders husleje er godkendt i Kommunalbestyrelsen
og træder i kraft for nyindflyttere den 1. februar 2009.
12. Plan for behandling af regnskab 2008
Tidsplanen blev
godkendt
13. Aktionslisten
Aktionslisten blev
gennemgået og tilføjet energiprojektet og flytning af kompostgården.
14. Driftsamarbejde med Galgebakken
De to
afdelingsledere og områdechefen i BO-VEST havde udarbejdet et forslag til driftsamarbejde i en prøveperiode på et år med det formål at
skabe synergieffekt og større robusthed.
Samarbejdet skulle
dreje sig om opgaver, som begge afdelinger i dag får udført af eksterne
håndværkere/entreprenører. For Hyldespjældets vedkommende skulle det dreje sig
om nogle af de opgaver på udearealerne, som vi i dag får udført eksternt,
f.eks. fejning og græsslåning. Ifølge beregningerne skulle vi kunne spare ca.
50.000. Vi er principielt for et samarbejde omkring driften med Galgebakken,
men vi er meget tilfredse med den ordning, vi har udviklet gennem 4 år og
derfor ikke umiddelbart interesseret i at ændre denne ordning.
Afdelingsbestyrelsen foreslog i stedet, at der samarbejdes på nogle af de
områder, hvor vi har ansatte i dag.
15. Udlicitation – kontraktforlængelse, udearealer
Afdelingsbestyrelsen
godkendte afdelingslederen indstilling vedr. tilbud på vedligeholdelse af
udearealer. Den samlede pris er 376.370, hvilket er 6,3% højere end indeværende
periode. Indstillingen er ligeledes godkendt af UAU.
16. Weekendkonference 9. kreds den 7. – 8. marts 2009
Sif Enevold ønsker
at deltage og melder selv til. Vinie Hansen deltager fra VA.
17. Ansøgning Sputnik/Aktivhuset
Afdelingsbestyrelsen
godkendte en ansøgning fra Aktivhuset på indkøb af kaffe- og elkoger, duge,
termokander, lysestager m.m. inden for en ramme på kr.1000. MJA beder Michael
Kassow om at tage sig af det. Desuden skal gulvene slibes og lakkes ifølge
budgettet. MJE aftaler et passende tidspunkt med brugerne.
18. Eks. beboermøde om energiprojektet
Der afholdes
ekstraordinært beboermøde om energiprojektet den 5. marts 2009 kl. 20-22.
Efter mødet er flg. udsendt
af Vinie Hansen om opgavefordelingen:
. Povl og Vinie sørger for et Hyldetryk med materialet
- Driften trykke Hyldetryk
- Uddeling senest søndag den 15. februar
- Gitte Elise er dirigent og Anne er referent
- Karen sørger for kage og kaffe sammen med Victoria
- Sif, Per og Vinie rydder op
- Michael Jensen sørger for fremviseren
19. Punkter til møde den 3. marts:
-
Beretning 2008
- Konto 116-arbejder, 2008 status og plan 2009
-
Vejledning
køkkenudskiftning
-
Lokalplan,
overslgspris og procedure for lovliggørelse
-
Procedure for
udlån af motionsrum
-
Revision af
husdyrreglement
20. Punkter til kommende møder:
- Teknisk rådgivning/LBF/helhedsplan
- Regnskab 2008
21. Kommende møder/kurser
-
ABM den 3.
marts 2009
-
Eks. beboermøde
om energiprojektet den 5. marts 2009
-
BL Weekendkonference
9. kreds 7. – 8. marts 2009
-
Helhedsplaner,
BO-VEST kursus 10. marts 2009
-
Budgetkursus
20.-21. marts 2009
-
ABM den 31.
marts 2009
-
Beboermøde 20.
april 2009
-
Dirigentkursus,
BO-VEST kursus 21. april 2009
-
Temaweekend 25.
– 26. april 2009
22. Meddelelser og eventuelt
Michael Jensen:
-
Der er beboere,
som lukker folk ind, som ikke har vaskekort. Vi skriver om det i HP og
opfordrer beboerne til ikke at lukke nogen ind som ikke selv har lovlig adgang.
Vinie Hansen:
-
Cafestyregruppen
fejrer at Gitte har 10 års jubilæum den 10. februar kl. 18.30
-
Hvornår kan
ejendomskontoret servicere beboerne via e-mail? Afdelingslederen mente om ca. 6
måneder.