Forretningsorden

Vridsløselille Andelsboligforening
Afdeling 10 Hyldespjældet

Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen

Som retningslinjer for afdelingsbestyrelsen arbejde gælder sammen med VA's vedtægter følgende bestemmelser:

1. Konstituering og mødeplan
På det første afdelingsbestyrelsesmøde efter valg på regnskabsbeboermødet i marts konstituerer afdelingsbestyrelsen sig med valg af forretningsudvalg (FU), kasserer samt besættelse af udvalgsposter i afdelingen og i VA og BO-VEST.
Forretningsordenen behandles og godkendes.
Der skal aftales fast mødedag og en mødeplan med driftslederen.
Der afholdes et møde om måneden. Ekstraordinære møder kan aftales. Møderne afsluttes senest kl. 22.00. Der afholdes ikke ordinære møder i juli måned.

Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet.
Afbud meddeles til FU.

2. Offentlighed og tavshedspligt
Afdelingsbestyrelsens møder er åbne for beboere i Hyldespjældet. Ved behandling af personsager er mødet lukket, og afdelingsbestyrelsen har tavshedspligt.


3. Dagsorden og referat
Dagsorden til afdelingsbestyrelsesmøder udsendes til afdelingsbestyrelsens søndag i ugen op til mødets afholdelse af FU.
Alle medlemmer og suppleanter kan foreslå punkter til dagsordenen. Punkter til dagordenen skal
sendes til FU senest kl. 10 den søndag, hvor dagsordene forberedes og udsendes.
FU varetager funktionen som mødeleder.

Dagsordenen indeholder:
A. Formalia: Godkendeles af dagsorden
B. Sager til beslutning
C. Sager til orientering: Postlisten og udvalgsreferater, kommende møder og kurser/konferencer, nyt fra udvalgene, meddelelser og eventuelt og punkter til kommende afdelingsbestyrelsesmøder

Der kan påføres punkter på dagsordenen på mødet i akut situationer. Afdelingsbestyrelsen godkender dagsordenen på mødet.
FU udsender alt materiale på mails og printer et eksemplar af alt materialet i en mappe på kontoret.
Dagsordenen offentliggøres på Hyldenet.dk.

Der udarbejdes beslutningsreferat fra afdelingsbestyrelsesmøderne. De tilgår medlemmer inden for
en uge efter afdelingsbestyrelsesmødets afholdelse. Eventuelle kommentarer skal tilgå sekretæren
inden tre dage efter referatet er modtaget, hvorefter det rettede referat sendes til afdelingsbestyrelsen, til ejendomskontoret og til Hyldenet.dk senest 14 dage efter mødets afholdelse.

4. Beslutninger
Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst tre af afdelingsbestyrelsens medlemmer er til stede.
Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.
Suppleanter deltager i afdelingsbestyrelsens arbejde på lige vilkår med andre medlemmer, dog uden stemmeret.
Hvis et medlem fraflytter afdelingen eller træder ud af afdelingsbestyrelsen af andre årsager, indtræder 1. suppleanten i dennes sted og valgperiode.
Hvis der ikke er suppleanter, som kan indtræde, skal der sættes et punkt om valg af medlem/suppleanter på førstkommende beboermøde.

5. Forretningsudvalgets opgave
FU fungerer som kontakt internt til beboere i afdelingen, til driftslederen og eksternt til VA, BO-VEST, kommunen m.m. FU består af 2 medlemmer af afdelingsbestyrelsen.
FU kan sammen med driftslederen træffe beslutninger i akutte påtrængende sager med pligt til efterfølgende at orientere hele afdelingsbestyrelsen.
FU tilrettelægger og forbereder dagsordenen til afdelingsbestyrelsens møder og følger op på eventuelle beslutninger, skriver breve med svar til beboere, VA, BO-VEST, kommunen m.m.

6. Udvalg
Afdelingsbestyrelsen vælger kontaktperson til de faste udvalg: Cafestyregruppen, Udearelaudvalget, Det Grønne Miljøudvalg, Skulpturudvalget, Motionsudvalget og Husdyrudvalget. Det er kontaktpersonens opgave at sørge for gensidig information mellem afdelingsbestyrelsen og udvalget bl.a. gennem udvalgenes referater.
Afdelingsbestyrelsen nedsætter også egne udvalg: F.eks.vaskeriudvalget og legepladsudvalget. Her sørger afdelingsbestyrelsen og udvalgets medlemmer ligeledes for god information mellem udvalget og afdelingsbestyrelsen og sagsbehandling, når det findes nødvendigt.
Kontakten mellem udvalgene og driftslederen varetages af kontaktpersonen eller en anden af udvalgets medlemmer. Driftslederen deltager i udvalgenes møder efter aftale.
Udvalgenes medlemmer har ikke adgang til personfølsomme oplysninger f.eks. ved elektroniske dørsystemer og videooptagelser.

7. Økonomi
Afdelingsbestyrelsen foretager budgetkontrol og budgetopfølgning i samarbejde med driftslederen en gang i kvartalet. Her fremlægger kassereren ligeledes opfølgning på konto 119 og på afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb.

8. Godkendelse af forretningsordenen
Forretningsordenen kan løbende ændres ved behandling på de ordinære afdelingsbestyrelsesmøder og behandles altid på det konstituerende møde efter valget i marts.

Godkendt på afdelingsbestyrelsesmøde den 2. april 2013
Godkendt på afdelingsbestyrelsesmøde den 9. januar 2018